Bedarfserhebung & Marktanalysen

Die Bedarfserhebung klärt, was beschafft werden soll und für welchen Zeitraum. Es geht bei diesem Schritt um eine erste Annäherung an die Gestaltung des Beschaffungsverfahrens. Im Rahmen der Erhebung kann sich der Bedarf noch stark verändern. Mit der nachfolgenden Marktanalyse soll die Marktsituation des Bedarfs abgeklärt werden. Diese besteht aus mehreren Aspekten, die wir in der Folge näher betrachten werden. Oftmals lohnt es sich, die Ergebnisse der Marktanalyse dazu zu verwenden, um den Bedarf besser an den Markt anzupassen.

Die Bedarfserhebung ist der ideale Zeitpunkt, um sich vertieft über die Bedarfsdeckung Gedanken zu machen. Was werden wir künftig in Eigenleistung erbringen und was beziehen wir von den Lieferanten? Gibt es neue und attraktive Bezugsmodelle, z.B. «Software as a Service» oder «Print on Demand»? Wieviel Individualanpassung ist für uns nötig oder geht es auch mit Standardprodukten? Wie lange wollen oder müssen wir uns an einen Lieferanten binden? Könnten es mehrere Lieferanten sein? Wollen wir Rahmenverträge vereinbaren?

Sind diese Fragen einmal geklärt, beginnt die Detailarbeit. Je nach Art und Komplexität des Bedarfs sind die Methoden unterschiedlich. Für Standardgüter ist eine Bestellung mit Mengenangaben ausreichend. Hat das Gut bereits einen individuellen Anteil, so benötigen wir Spezifikationen. Wird das Gut speziell für den Kunden angefertigt, müssen Pläne und Berechnungen vorliegen. Bei gemischten Leistungen (Gütern und Dienstleistungen) sollte zumindest der Service Level vorgegeben werden. Hoch individualisierte und gemischte Leistungen werden mittels Geschäftsprozessen festgehalten. Komplexe Dienstleistungen dagegen, wie Consulting, werden mittels Zielvorgaben beschrieben.

Die Ergebnisse der Bedarfserhebung dienen als Grundlage für die Marktanalyse. Als Erstes werden Firmen gesucht, von denen angenommen werden darf, dass sie den Bedarf abdecken können. Es kann genügen, eine Internet-Recherche durchzuführen und auszuwerten. Sind noch zu viele Fragen offen, so bringt ein Request for Information (RFI) eine gute Annäherung an die Marktverhältnisse. Mit der Revision des BöB eröffnet sich zudem eine neue Art der Marktabklärung: das Lieferantenmeeting vor dem eigentlichen Verfahren.

Die Marktanalyse klärt die folgenden Aspekte der Marktsituation: entspricht der Bedarf dem gängigen Businessmodell der angesprochenen Branche? Ist die Menge an nachgefragter Leistung am Mark verfügbar und entspricht sie einer normalen Auftragsgrösse? Wird der Bedarf vornehmlich von der Öffentlichen Hand oder von Privaten oder von beiden gleichermassen nachgefragt? Die Ergebnisse der Marktanalyse geben Aufschluss darüber, ob es angezeigt ist, den Bedarf besser an den Markt anzupassen. Auftraggeber, die sich diese Mühe machen werden mit besseren Preis-Leistungsverhältnissen belohnt und geraten seltener in einen sogenannten Vendor-Lock.