Eidgenössische Zollverwaltung

Seit mehreren Jahren ist der Bund mit Programmen und Projekten daran, die digitale Transformation der Verwaltung zu realisieren. Eines dieser Schlüsselprogramme ist das Transformationsprogramm DaziT der eidgenössischen Zollverwaltung EZV. Die Programmleitung benötigt für die Gestaltung und Vorbereitung ihrer Einzelprojekte qualitativ hochstehende Beratung in vielen unterschiedlichen Fachbereichen.

Die Vorbereitung einer Ausschreibung beginnt rund 12 Monate vor dem Start des Auftrags. Zu diesem Zeitpunkt waren die Programmverantwortlichen noch nicht auf dem Wissenstand, der es ihnen erlaubt hätte, den Bedarf oder die Fachgebiete zu konkretisieren. Dennoch war klar: in den Bereichen Organisations- und Prozessmanagement wird man Verstärkung brauchen. So entstand die Idee für eine Beschaffung in unterschiedlichen Losen mit mehreren Zuschlagsempfängern. Entsteht ein konkreter Bedarf, werden die Lieferanten mittels einfachem und raschen Abrufverfahren ausgewählt und vertraglich verpflichtet. Im Frühling 2019 beauftragte das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) die Firma BENNETT BILL mit der Konzipierung, Vorbereitung und Durchführung der Beschaffung Organisations- und Prozessmanagement für die Bundesverwaltung.

Die Vorteile dieses Vorgehens liegen auf der Hand: eine einzige, umfangreiche Beschaffung mit grossem, finanziellem Volumen, keine Abnahmeverpflichtung von Leistungen, grosse Lieferantenbasis und breite fachliche Abdeckung. Im Rahmen der Vorbereitung haben wir Interviews mit den Programmverantwortlichen geführt. Dabei entstand eine Sammlung von möglichen Fachgebieten. Unter dem Leitthema Organisations- und Prozessmanagement haben wir die Fachgebete in die Lose zusammengefasst und generisch beschrieben.

Die Interviews erwiesen sich aus weiteren Gründen als ergiebig. Die Programmverantwortlichen äusserten den Wunsch nach sehr flexiblen Abrufmodellen. Sie wollten die Voraussetzungen schaffen, um Lieferanten rasch und einfach verpflichten zu können. Zudem sollte es möglich sein, komplexere Aufträge im Mini-Tender Prozess abzurufen. Aus diesen Gründen entwickelten wir ein Modell mit flexiblen Bezugsregeln. Neben dem Mini-Tender Abruf sollt es möglich sein für kurze oder spezielle Einsätze Direktvergaben zu machen. Diese Bezugsregel wird von Lieferanten und Auftraggeber gleichermassen geschätzt und rege eingesetzt.

Die Nachteile einer grossen Ausschreibung in mehreren Losen und Zuschlagsempfängern soll nicht unerwähnt bleiben. Die Verfügbarkeit der Lieferanten sinkt mit Rahmenverträgen, weil es keine Abnahmeverpflichtung gibt. Im Programm entsteht ein «Flickenteppich» an Lieferanten. Die gute Zusammenarbeit lässt sich schlecht beeinflussen. Schnittstellen und Übergabepunkte bleiben unklar oder sind Führungssache.

Je nach Bedarf, Programm und Fachgebiet wägen wir Vor- und Nachteile gewissenhaft gegeneinander ab. Unsere Empfehlung: lieber konkreter den Bedarf erheben als die falschen Lieferanten verpflichten.