Vertragsverhandlungen

Das revidierte Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen verbietet Verhandlungen nicht generell. Preisanpassungen sind in Zusammenhang mit Bereinigungen zulässig, in allen anderen Fällen nicht. Bei Vertragsverhandlungen geht es aber um weit mehr als um reine Preisanpassungen. Es geht um Vertrauensbildung, abwenden von Störfällen und erste Annäherungen an die kommende Zusammenarbeit. Dabei zeigt sich deutlich, wie die Machtverhältnisse liegen.

Kurz vor dem Kick-off mit dem neuen Lieferanten meldet sich die Bedarfsstelle per Mail und fragt, ob sie diesen Termin durchführen dürfen, obwohl die Verträge noch nicht unterzeichnet sind. Dies ist keine Frage der Beschaffung, sondern der Governance. Je nach öffentlichem Auftraggeber fällt die Antwort unterschiedlich aus. Wir empfehlen in jedem Fall, die Verträge zum Abschluss zu bringen, bevor Leistung erbracht wird.

Anlässlich des Kick-offs zeigt sich, dass die im Rahmen des Verfahrens bestätigte uneingeschränkte Akzeptanz der Verträge nicht mehr zutrifft. Der Lieferant wird sich erst jetzt bewusst, was er zugesichert hat und beginnt sich aus der Verpflichtung zu winden. Dies läuft subtil und unterschwellig ab. Es werden Besprechungstermine ohne Entscheidungsträger vereinbart und unversehens ist eine Legal-Stelle des Lieferanten eingeschaltet.

Nun gilt es in erster Linie, sich zu nichts drängen zu lassen. Die vom Lieferanten zugesicherte Akzeptanz der Verträge gibt der Beschaffungsstelle Sicherheit. Sie lässt sich in aller Ruhe die Motive des Lieferanten erklären und bekräftigt ihre Forderungen. Sie verweiset auf abwesende Entscheidungsträger und bereitet bilateral die Lösungsvorschläge vor.